HP 事務機掃描檔案格式怎麼選（PDF/JPEG）

用 HP（惠普）事務機掃描時，可選不同的檔案格式:常見有 PDF、可搜尋 PDF、JPEG（影像）等。選對格式，掃描檔才好用、好管理。用途不同，適合的格式也不同。

PDF:文件的首選

PDF 是掃描文件最通用的格式:一個檔可含多頁、跨裝置開啟一致、方便歸檔與傳送。多頁的合約、報告、公文，存成一個 PDF 最整齊。一般文件掃描，PDF 是最安全的預設選擇。

可搜尋 PDF:找得到文字

可搜尋 PDF（帶 OCR 文字層）看起來和一般 PDF 一樣，但裡面的文字能被搜尋、複製。需要日後用關鍵字查找內容的文件（合約、公文、報告），存成可搜尋 PDF 很有價值。這是文件數位化很實用的格式。

JPEG:影像用

JPEG 是影像格式，適合掃描照片、圖片、或只要單張影像的情況。它一張一個檔、不適合多頁文件的整合。若你要的是影像（如掃描相片），用 JPEG;要的是文件（多頁、要歸檔），用 PDF。

怎麼選

一般文件、多頁、要歸檔:PDF;需要日後搜尋內容:可搜尋 PDF;照片、單張影像:JPEG。統一辦公室的掃描格式（例如文件一律可搜尋 PDF），日後管理與查找會更輕鬆。解析度也依用途選，一般文件 200~300dpi 已足夠。

選擇的原則很清楚:一般文件、多頁、要歸檔用 PDF;需要日後搜尋內容用可搜尋 PDF;照片、單張影像用 JPEG。建議統一辦公室的掃描格式，例如文件一律用可搜尋 PDF、相片用 JPEG，日後管理與查找會更輕鬆，也減少同仁每次選錯。解析度依用途選，一般文件 200~300dpi 已清晰又不會檔案太大。把格式與解析度搭配好，掃描檔就能又好用又好管理，是辦公室文件數位化的基礎。

總結來說，掃描檔案格式依用途選:PDF 是掃描文件的首選（一檔可多頁、跨裝置一致、好歸檔傳送），多頁合約報告存一個 PDF 最整齊;可搜尋 PDF（帶 OCR）看起來一樣但文字能搜尋、複製，需要日後用關鍵字查找內容的文件很有價值;JPEG 是影像格式，適合掃描照片、圖片或單張影像，不適合多頁文件整合。

小結

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