HP 印表機彩色列印成本怎麼控管

彩色列印每頁的耗材成本，通常比黑白高不少（要用到彩色碳粉或墨水）。HP（惠普）彩色印表機在辦公室很實用，但若不控管，彩色開銷容易默默膨脹。用對設定與習慣，就能在需要彩色時彩色、不需要時省下來。

把預設設為黑白

最有效的一招，是把彩色機的「預設」設成黑白，需要彩色時再由使用者主動選。很多日常文件其實不需要彩色，預設黑白能避免「順手就印成彩色」造成的浪費。這個設定在驅動的列印喜好或機身面板都可調整。

用量管理與權限

多人共用的環境，可搭配列印統計了解彩色用量分布，找出可優化的流程;部分商用機與事務機支援依帳號或部門限制彩色列印權限，讓真正需要彩色的人或用途才使用。這對控管大辦公室的彩色成本特別有效。

選機也影響成本

彩色列印量大的環境，選「每頁彩色成本低、耗材容量大」的機型，長期比只看機器單價省得多。連續供墨或高頁數碳粉的機型，適合彩色比重高、量大的辦公室。先估彩色用量，再對應機型與耗材方案，最能壓低長期開銷。

小結

總結來說，控管彩色列印成本可從三個層面著手:設定上把彩色機預設為黑白、需要才彩色;管理上用列印統計了解用量、必要時限制彩色權限;選機上依彩色用量挑每頁成本低、耗材容量大的機型與方案。彩色是好用的功能，關鍵在「該彩色才彩色」。把這些設定與習慣建立起來，就能在保留彩色便利的同時，避免開銷默默膨脹，讓辦公室的列印成本更好掌握。

補充一個管理角度:很多辦公室的彩色浪費，其實是「習慣性順手印成彩色」造成的，而不是真的需要彩色。所以把彩色機預設設為黑白、需要才主動選，往往比任何複雜措施都有效。若是多部門、多人共用的大環境，再搭配列印統計找出彩色用量偏高的單位、或用權限管理讓特定用途才可彩色。先從最簡單的預設值改起，再視規模導入統計與權限，循序漸進，就能在不影響需要彩色的工作下，把整體彩色開銷穩穩壓下來。

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