HP 企業列印控管與配額怎麼做（成本管理）

為什麼要控管列印

列印量大的企業,紙張與耗材是可觀的長期成本,且常有不必要的列印(印了沒拿、印私人文件等)。控管列印能掌握誰印多少、減少浪費、進而降成本。對成本敏感、或列印量很大的企業與機關,列印控管是有意義的管理措施。

控管的一般做法

列印控管的常見方向包括:掌握各單位/使用者的列印量(誰印多少)、設定配額或權限(誰能印、能印多少、能不能彩色)、以及鼓勵雙面、黑白等節省的預設。這些讓列印變得可掌握、可管理,而不是無限制地印。具體功能與工具依機型與方案而異。

和企業機、托管列印的關係

企業級的事務機通常提供帳戶與存取管理等功能,支援這類控管;規模大、機器多的企業,也可透過托管列印(MPS)有系統地管理列印與成本。列印控管常是企業機、或 MPS 服務的一環。選機或規劃時,若有控管需求,可把它列進去。

從習慣面著手

除了工具,習慣面的節省也有效:預設雙面、黑白、鼓勵不必要不印、機密文件用安全列印避免重印。工具與習慣一起,控管的效果較完整。控管的目的不是不讓人印,而是減少浪費、讓列印用在該用的地方,兼顧需求與成本。

怎麼著手

簡單方向:列印量大、要控成本→選支援帳戶與存取管理的企業機、或考慮托管列印,並搭配節省的預設與習慣。中小量則把每頁成本與雙面等基本做好即可。需要依你的規模規劃列印控管與合適機型/方案,可加我們 LINE,由我們協助。

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