HP 事務機傳真轉電子郵件（無紙傳真）觀念

不少行業與公部門往來仍需要傳真。HP（惠普）事務機除了傳統的紙本收發，許多機型支援「傳真轉電子郵件」：收到的傳真自動轉成檔案寄到指定信箱，不必印出來，也不會因為沒人在機器旁而漏接或被別人看到。

無紙傳真的好處

傳真轉 Email 的好處很直接：省紙省碳粉、傳真內容以電子檔保存方便歸檔與轉寄、以及隱私性更好（不會有機密傳真直接印出來留在紙匣）。對收傳真量大的辦公室，這能省下大量紙張與整理時間。

設定前提

要用這個功能，事務機需連上網路，並設定好寄件用的郵件伺服器（SMTP）資訊與要收傳真的目的信箱。這部分和「掃描到 Email」的設定類似，企業多由資訊人員提供伺服器資訊。設好後先測試一封，確認能正確收到。

紙本與電子並行

多數機型可設定「只轉 Email」「只印出」或「同時轉 Email 並印出」，依需求選擇。重要或需要立即處理的可同時印出，一般的只轉 Email 存檔即可。發傳真則仍照一般方式操作，或依機型支援的方式從電腦送出。

小結

總結來說，傳真轉電子郵件讓「還在用傳真」變得更省紙、更好保存、也更安全:收到的傳真自動變成電子檔進信箱，不必守在機器旁、也不怕機密外露。設定的關鍵和掃描到 Email 一樣，是正確的郵件伺服器資訊與目的信箱。把它設好、依需求選擇要不要同時印出，就能讓傳真融入現代化的辦公文件流程，不再是一疊疊佔空間又容易漏接的紙。

實務上，導入無紙傳真前，建議先想清楚幾個目的信箱要怎麼安排:是全部進一個公用信箱由專人分派，還是依部門分流。設好後找幾個常往來的對象測試收發，確認格式清楚、不漏接。若某些傳真仍需要立即在現場處理，可設成同時轉 Email 並印出，兼顧數位保存與即時處理。把傳真整合進電子化的文件流程後，不只省紙，也讓查找、轉寄與歸檔都變得更快，是辦公室數位化很實際的一步。

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