現在辦公室還需要傳真功能嗎？選購含傳真事務機的判斷與電子傳真替代方案

電子郵件與雲端文件普及後，很多辦公室的傳真機一年響不了幾次，但也有不少行業每天仍在收發訂單、報價與確認單。選購事務機時，含傳真與不含傳真的機種往往是同系列的不同型號，價格與功能略有差異，傳真還需要一條電話線路與相關費用。與其憑印象決定，不如先盤點實際需求，再決定要不要把傳真列入規格。

先盤點：誰還在用傳真跟你往來

判斷傳真需求，最直接的方法是回顧過去幾個月的傳真收發紀錄，並詢問經常往來的對象。以下幾類情況，傳真仍可能是必要的溝通管道：

• 往來的客戶或供應商習慣以傳真下單或回簽確認，一時無法改變。
• 與部分機關、醫療院所、金融或保險相關單位往來時，對方仍接受或要求以傳真遞送文件。
• 公司內部有既定流程依賴傳真，例如分店與總部之間的單據傳遞。
• 需要保留傳真作為電子郵件或網路中斷時的備援管道。

如果回顧後發現傳真收發次數極少、往來對象都能接受電子郵件，就可以考慮不買含傳真的機種，把預算放在掃描或列印功能上。

需要傳真時，規格要看什麼

確定需要傳真後，比較含傳真的事務機時可以留意以下重點。第一是傳真記憶體容量，機器在缺紙或忙碌時可先把收到的傳真存在記憶體，容量越大越不容易遺失。第二是傳真轉寄功能，能把收到的傳真自動轉存到網路資料夾或轉寄到電子郵件，讓傳真直接數位化歸檔，不必再印出來。第三是通訊錄與群組發送，對需要同時傳給多家廠商的單位很實用。第四是傳真收發紀錄與報表，方便查詢是否送達。最後也要確認機器搭配的電話線路類型，部分網路電話環境對傳真的支援度不一，導入前應先與電信業者確認。

電子傳真與其他替代方案

若傳真需求還在、但量不大，可以考慮電子傳真服務。電子傳真是由服務業者提供傳真號碼，收到的傳真會以電子檔寄到信箱，發送時也能從電腦上傳文件送出，不需要實體傳真機與專用電話線。它的好處是不佔用事務機、可在外地收發、檔案直接電子化；需要考量的是月費或計量費用、服務穩定度、機密文件經過第三方服務的資安與法遵問題。另一種折衷方式是保留一台含傳真的事務機，但把收到的傳真全部轉存成電子檔，減少紙張並方便查找。

怎麼做出最後決定

可以用三個問題快速判斷。第一，往來對象中是否有一定比例仍依賴傳真，若有，就需要保留傳真能力。第二，傳真量大不大、是否需要多人共用，量大且需要與紙本流程結合，含傳真的事務機較方便；量小或人員經常外出，電子傳真較有彈性。第三，公司對機密文件的傳遞是否有特別規範，這會影響能否使用第三方電子傳真服務。另外，汰換舊傳真機時，也要確認原本的傳真號碼能否沿用，避免往來對象傳錯號碼。把這些條件釐清後，含傳真與否的選擇就很明確了。

保留傳真時的成本估算

若決定保留實體傳真，建議把相關成本一併納入比較，而不是只看事務機的價差。實體傳真的成本通常包括：專用電話線路的月租與通話費、收到傳真時印出的紙張與耗材、管理傳真紙本的人工時間。電子傳真則包括服務月費或計量費用，以及導入時的設定工作。把兩種方式在一年內的支出列出來比較，再考慮使用便利性與資安要求，就能做出較有依據的決定。若選擇保留實體傳真，把收到的傳真轉存成電子檔、只在必要時才印出，可以同時降低紙張成本與文件遺失的風險。

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