HP 事務機雙面列印與省紙設定（辦公室降本）

列印成本裡，紙張與碳粉往往被低估。把 HP（惠普）事務機的預設值調好，一整年下來的節省相當可觀。最直接的就是雙面列印（自動雙面），許多商用機與事務機都內建雙面單元。

開啟自動雙面

雙面設定通常有兩層:一是印表機驅動的「列印喜好設定」裡把雙面設為預設;二是機身面板的預設值。兩邊都設成雙面，才能確保不同軟體列印時都自動雙面。長文件、內部資料建議一律雙面，對外正式文件再視需要單面。

省紙與省墨的其他設定

可善用「每張多頁（N-up）」把兩頁縮印在一面用於校閱稿;內部文件用「省墨/草稿模式」降低碳粉用量;把預設紙匣、紙張大小設對，避免誤印與重印。彩色事務機可把預設設為黑白，需要彩色時再手動選，能明顯降低彩色碳粉消耗。

用量管理

多人共用的環境，可搭配帳號或部門的列印統計，了解用量分布再對症調整。碳粉與紙張的備貨也要抓好節奏，避免臨時斷料影響作業。

把省紙變成預設文化

省紙最有效的不是偶爾記得，而是把好習慣變成「預設值」。把雙面、黑白設為全公司預設，需要單面或彩色時再由使用者主動選，長期下來的落差非常明顯。搭配列印前預覽、避免整份重印，以及把常用的紙張大小與紙匣設定固定好，都能減少誤印。

若辦公室列印量大，定期檢視各部門的用量分布，針對高用量的流程優化（例如改為數位簽核、線上表單），往往比一直換更省的機器更有效。彩色事務機把預設設為黑白，能明顯降低彩色碳粉的消耗;真正需要彩色的對外文件再手動選即可。紙張與碳粉的備貨節奏也要抓好，避免臨時缺料打亂作業。把省紙變成整個辦公室的預設習慣，才是長期最有感的成本控管方式。

實務上，把「雙面、黑白、列印前預覽」設為預設，再搭配定期檢視用量，通常就能把辦公室的紙張與碳粉成本明顯壓下來，且幾乎不影響同仁的作業習慣。

若還想更進一步，可觀察哪些文件其實不必印出來、改用螢幕檢視或線上簽核，從源頭減少列印量，往往比任何設定都更省成本，也更符合現在辦公室減紙的趨勢。

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